Wielu właścicieli małych firm skupia się na pozyskiwaniu klientów, marketingu i sprzedaży. To właśnie te działania rozwijają biznes i generują przychody.

Problem polega na tym, że wraz ze wzrostem liczby klientów rośnie również liczba obowiązków administracyjnych. Wystawianie faktur, pilnowanie płatności, przekazywanie dokumentów księgowej czy porządkowanie kosztów zaczyna zajmować coraz więcej czasu.

Dobra wiadomość jest taka, że wiele z tych czynności można dziś zautomatyzować. Dzięki odpowiednim narzędziom przedsiębiorcy są w stanie odzyskać nawet kilka godzin miesięcznie i przeznaczyć je na rozwój firmy.

W większości małych firm największymi „pożeraczami czasu” są:

• ręczne wystawianie faktur,
• przepisywanie danych klientów,
• szukanie dokumentów kosztowych,
• kontrola płatności,
• wymiana dokumentów z księgowością.

Każde z tych zadań zajmuje tylko kilka minut. Problem pojawia się wtedy, gdy trzeba je wykonywać regularnie przez cały miesiąc.

Jednym z najprostszych sposobów oszczędzania czasu jest korzystanie z systemu, który zapamiętuje klientów i produkty.

Dzięki temu przy kolejnych dokumentach dane są podpowiadane automatycznie, a fakturę można wystawić w kilkadziesiąt sekund zamiast kilku minut. System może również sam nadawać numerację dokumentów, uzupełniać daty oraz automatycznie przeliczać kwoty netto i brutto.

Jeśli świadczysz usługi abonamentowe lub regularnie wystawiasz podobne faktury tym samym klientom, nie ma sensu tworzyć ich od zera.

Faktury cykliczne pozwalają automatycznie generować dokumenty w określonych terminach. To rozwiązanie szczególnie przydatne dla:

• agencji marketingowych,
• firm IT,
• trenerów i konsultantów,
• firm abonamentowych.

Raz skonfigurowany proces działa praktycznie bezobsługowo.

Wielu przedsiębiorców nadal pobiera faktury kosztowe i ręcznie zapisuje dane do ewidencji.

Nowoczesne systemy wykorzystują technologię OCR, która odczytuje informacje z faktur i automatycznie wprowadza je do systemu. Wystarczy przesłać dokument, a większość danych zostanie rozpoznana bez ręcznego przepisywania.

Problemem wielu małych firm nie jest brak sprzedaży, lecz opóźnione płatności.

Coraz więcej narzędzi pozwala umieszczać na fakturach link do szybkiej płatności. Klient może opłacić dokument przelewem online lub BLIK-iem bez konieczności ręcznego przepisywania danych. To wygodniejsze dla klienta i przyspiesza wpływ środków na konto firmy.

Wraz z rozwojem firmy liczba wykorzystywanych narzędzi zaczyna rosnąć. Sklep internetowy, księgowość, magazyn, płatności czy CRM często działają niezależnie od siebie.

Integracje pozwalają ograniczyć ręczne przenoszenie danych pomiędzy systemami. W praktyce oznacza to mniej błędów, mniej pracy i szybszą obsługę klientów. Niektóre platformy oferują również dostęp do API, dzięki czemu można tworzyć własne automatyzacje.

Wybierając program do fakturowania warto zwrócić uwagę nie tylko na samo wystawianie faktur.

Przydatne są również funkcje takie jak:

• integracja z KSeF,
• faktury cykliczne,
• OCR dokumentów kosztowych,
• płatności online,
• obsługa magazynu,
• aplikacja mobilna,
• integracje z innymi systemami.

Przykładem rozwiązania oferującego wszystkie te funkcje jest Fakturownia. System pozwala wystawiać faktury online, obsługiwać KSeF, zarządzać kosztami, magazynem oraz integrować sprzedaż z innymi narzędziami używanymi w firmie.

Jeśli chcesz sprawdzić jego możliwości, możesz założyć konto korzystając z poniższego linku:

Załóż konto w Fakturowni

Właściciele małych firm często szukają nowych sposobów na zwiększenie sprzedaży, podczas gdy równie duże korzyści może przynieść lepsza organizacja codziennych procesów.

Automatyzacja faktur, kosztów, płatności i dokumentów pozwala:

• oszczędzić czas,
• ograniczyć liczbę błędów,
• szybciej obsługiwać klientów,
• łatwiej współpracować z księgowością,
• skupić się na rozwoju firmy.

Nawet kilka odzyskanych godzin miesięcznie może przełożyć się na większą sprzedaż, lepszą obsługę klientów i spokojniejsze prowadzenie biznesu.